Držte krok s dobou: Jaké (ne)výhody přináší digitalizace dokumentů?

Stále pracujete s papírovými dokumenty? Možná je čas na změnu. Digitalizací dat můžete zachránit dokumenty před degradací, získat k nim přístup odkudkoliv a také ušetřit čas. Jaké další výhody přináší digitalizace dokumentů?

Co je digitalizace?

Digitalizace je technologie, která umožňuje převádět fyzický obsah do digitální podoby, což zajišťuje jeho snadnější správu, distribuci i využití. Obvykle se využívá k archivaci starých papírových dokumentů, digitalizují se však také audio a video záznamy, umělecká díla či artefakty. Cílem digitalizace je spravovat firmu nezávisle na místě a mít veškeré dokumenty kdykoliv a odkudkoliv k dispozici.

Proces digitalizace zahrnuje použití specializovaných skenerů, kamer nebo mikrofonů – v závislosti na tom, co chcete převést do digitální podoby. Po naskenování následuje zpracovávání dat a případná úprava a převod do požadovaných formátů, jako je PDF, JPG a podobně. Výsledná digitální data se pak ukládají například na cloudová úložiště.

Co všechno můžete digitalizovat?

Digitalizaci můžete využít prakticky v jakékoliv oblasti vaší firmy:

• Digitalizace dokumentů – zdigitalizujete staré dokumenty, kterým hrozí degradace. Jednoduše tak provedete digitalizaci psaného textu, obrázků atp.
• Digitalizace archivů – do elektronické podoby převedete celý váš fyzický archiv.
• Digitalizace velkých předmětů – některé tiskárny dokážou digitalizovat i velkoformátové dokumenty (stavební a projektové dokumentace, výkresy i umělecká díla).
• Digitalizace účetnictví – eliminujete chyby, ke kterým může docházet během manuálního zpracovávání.
• Digitalizace audio a video nahrávek – do digitální podoby převedete také různé audio nahrávky a videa, které byly zpracované v systému VHS nebo jako magnetofonové záznamy.

Digitalizovat můžete také firemní procesy a komunikaci, obchod a řízení vztahů se zákazníky, logistiku a mnoho dalšího. V dnešní době digitalizují i ti, od kterých byste to spíš nečekali. Například pošty digitalizují poštovní směrovací čísla na dopisech, což jim umožňuje mít k dispozici přesný seznam zásilek a zajistit tak jejich správné doručení.

Výhody digitalizace

Digitalizace přináší spoustu výhod, patří mezi ně:

• Přístup – k datům máte přístup z jakéhokoliv zařízení a odkudkoliv.
• Rychlé vyhledávání – dokumenty nemusíte zdlouhavě hledat.
• Zpřístupnění starších dokumentů – starší a poničenou dokumentaci zpřístupníte v online podobě.
• Vylepšení – vylepšíte čitelnost dokumentů, což je obzvláště užitečné pro historické spisy a listiny.
• Efektivita – zvýšíte celkovou efektivitu firmy (dokumenty máte nasdílené) a snížíte administrativní zátěž (například ruční vypisování atp.)
• Úspora místa – eliminujete potřebu fyzického úložného prostoru pro dokumenty.
• Ekologie – snížíte spotřebu papíru a jiných kancelářských potřeb.
• Zabezpečení – digitalizace je krok správným směrem k zabezpečení vaší firmy. Když si budete data pravidelně zálohovat například na cloud, minimalizujete riziko ztráty dokumentů, a navíc je budete mít k dispozici odkudkoliv.
• Rychlá distribuce – digitalizované dokumenty můžete rychle odeslat kamkoliv na světě.

Nevýhody digitalizace

Mezi nevýhody, které digitalizace dat přináší, řadíme:

• Větší finanční i časová investice.
• Digitální úpravy mohou snížit autentičnost dokumentů (zejména u historických spisů).
• Pokud používáte zastaralý hardware a software, není možné digitální dokumenty dokonale chránit.

Digitální revoluce a technologický vývoj přináší do našich životů nové výzvy i možnosti. Držte krok s dobou a přesuňte svou firmu do online prostředí. Na digitalizaci dokumentů nemusíte být sami, můžete ji svěřit specializované firmě. Ta u vás příslušnou dokumentaci vyzvedne a zpracuje do digitální podoby.

Zdroj obrázku: Gorodenkoff / stock.adobe.com