Elektronická archivace dokumentů očima auditora: co by firmy neměly podcenit

Auditora při každé kontrole zajímají především tři věci: jestli se dá dokument snadno najít, zda ho nelze zpětně měnit a jestli je čitelný. Řada firem předpokládá, že elektronická archivace dokumentů tyto požadavky splňuje automaticky. A pak se při auditu diví. V článku vám ukážeme, co pohlídat, aby vaše firma v očích auditora prošla na výbornou.

První otázka auditora: Máte dokumenty za správné období?

Auditor nepotřebuje vidět všechno – bude se ale ptát na jednotlivé dokumenty za konkrétní období. Proto je důležité vědět, jak dlouho co uchovat. Aby to nebylo tak jednoduché – jednotná lhůta neexistuje. Každý typ dokumentu se řídí jiným právním předpisem:

Typ dokumentu	Lhůta	Předpis
Účetní doklady, knihy, inventurní soupisy	5 let	Zákon o účetnictví
Účetní závěrka, výroční zpráva	10 let	Zákon o účetnictví
Daňové doklady (faktury plátců DPH)	10 let	Zákon o DPH
Záznamy pro stanovení a odvod pojistného	10 let	Zákon o pojistném na sociální zabezpečení
Mzdové listy	45 let (10 let u osob pobírajících starobní důchod)	Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení

Tabulka: Zákonné lhůty pro uchovávání dokumentů podle typu

Pozor na to, že lhůta začíná běžet koncem účetního nebo zdaňovacího období, kterého se dokument týká. Praktický příklad: faktura vydaná v březnu 2024 tedy musí zůstat v systému až do konce roku 2034, ne jen do března 2034.

Dokumenty uložené v elektronickém archivu by měly jít snadno dohledat přes rok a typ. Nespokojte se s pouhým uklidněním, že to „někde máte“.

Druhá otázka auditora: Je dokument právně platný?

V praxi to zajišťují 3 nástroje:

• Elektronický podpis dokazuje, kdo dokument vytvořil nebo schválil. Sám o sobě ale neřeší čas – neprokazuje, kdy dokument vznikl.
• Časové razítko doplňuje, na co elektronický podpis nestačí: je důkazem, že dokument v daném čase existoval a nebyl změněn. Toto razítko má platnost 5 let, po uplynutí této doby je nutné dokument přerazítkovat, jinak ztrácí právní sílu.
• Formát PDF/A zajišťuje dlouhodobou čitelnost. Jde o archivní variantu formátu PDF, která zaručuje, že dokument půjde otevřít i za 20 let bez ohledu na typ softwaru, ve kterém ho uživatel zobrazí.

Pozor na kvalitu skenovaných dokumentů

Elektronické dokumenty by měly obsahovat metadata, jako je identifikátor dokumentu (například číslo faktury), časové údaje nebo klíčová slova usnadňující vyhledávání v elektronickém archivu.

U naskenovaných dokumentů je důležité zajistit strojově čitelný text prostřednictvím rozpoznávání znaků (OCR). V praxi ale OCR selhává zejména u nekvalitních skenů, rozmazaného nebo šikmého tisku, ručně psaných poznámek, razítek překrývajících text nebo dokumentů s nízkým kontrastem. Problémové jsou také složité tabulky nebo dokumenty vzniklé opakovaným kopírováním.

OCR totiž vytváří textovou vrstvu, která slouží pro vyhledávání a zpracování dokumentu. Pokud je vstupní sken nekvalitní, může se stát, že se dokument při vyhledávání na daná klíčová slova vůbec nezobrazí.

Třetí otázka auditora: Kdo měl k dokumentu přístup?

Auditor neřeší jen samotný dokument, ale i to, kdo s ním pracoval. Kvalitní elektronická archivace dokumentů proto musí uchovávat takzvanou auditní stopu – tedy záznam o tom, kdo dokument otevřel, upravil, schválil nebo sdílel.

I tady firmy často tápou. Dokument mají uložený, ale nedokážou doložit jeho historii. Bez záznamu přístupů firma ztrácí důležitý důkazní materiál – například při daňové kontrole, interním auditu nebo bezpečnostním incidentu.

Podstatné je také správné nastavení přístupových práv. Sdílené složky bez omezení představují riziko nejen z pohledu bezpečnosti, ale i GDPR. Přístup k citlivým dokumentům by měli mít pouze zaměstnanci, kteří je skutečně potřebují ke své práci. To se týká například smluv, mzdových dokumentů, ale i souhlasů se zpracováním osobních údajů nebo firemních fotografií zaměstnanců.

Zajímavost: Elektronický archiv šetří náklady a zvyšuje přehlednost, v ČR ho ale podle dat Software602 využívá jen necelá polovina firem. K elektronické archivaci dokumentů přistupují častěji firmy s 250 a více zaměstnanci.

Nejčastější chyby při archivaci dokumentů

Při auditech se opakují stále stejné problémy. Firmy často investují do digitalizace, ale podcení procesy s ní spojené. Nejčastěji se potýkají s tím, že:

• dokumenty nejdou rychle dohledat,
• chybí časová razítka nebo jejich obnova,
• soubory nejsou uložené v archivním formátu PDF/A,
• přístup k dokumentům má příliš mnoho lidí,
• firma nemá jasně nastaveno, jak dlouho dokumenty uchovávat a kdy je bezpečně odstranit.

Tip: Po technické a procesní stránce vám se správou digitalizovaných dokumentů pomůžou profesionálové z plan.copyge­neral.cz.

Elektronická archivace dokumentů z pohledu auditora představuje nástroj, jak prokázat, že dokument existoval, nebyl změněn a firma s ním pracovala bezpečně a transparentně. Právě v tom se ukazuje rozdíl mezi pouhým uložením souborů a správně nastaveným  systémem pro správu digitalizovaných dat.

Zdroj statistiky:

https://www.602.cz/…ci-dokumentu

Zdroj obrázku: Mongkolchon / stock.adobe.com