Jak s jistotou chránit tištěná data

Bezpečnost tisku je jednou z věcí, na kterou většinou nejsme příliš zvyklí myslet. Obvykle si chráníme dokumenty, které nám vytiskne sdílená firemní tiskárna, a snažíme se, aby je někdo nezneužil dříve, než si je stihneme vyzvednout. Bezpečnost samotného tisku je však v dnešní době možné zvýšit použitím různých technologií a i vaše firemní citlivé údaje mohou být díky tomu v bezpečí. Co patří k nejčastějším bezpečnostním chybám při tisku důvěrných dokumentů a jak na to, abychom se jim vyvarovali?

Lidská chyba jako začátek firemních problémů

Nejslabším místem v oblasti bezpečnosti při tisku je obvykle obyčejná lidská chyba. Pokud je vytištěný dokument z tiskárny odnesen nepovolanou osobou a my v tiskárně dokument fyzicky nenajdeme, obvykle to přisuzujeme spíše hardwarovému problému než bezpečnostnímu incidentu, a tak mnohdy ani nevíme, zda k úniku informací skutečně došlo nebo ne.

Další běžnou chybou, kterou řeší nejedna firma, je odsouhlasení tisku dokumentu s citlivými údaji na nesprávnou tiskárnu, která se nachází na druhé straně budovy nebo ještě hůře v budově úplně jiné. K internímu důležitému dokumentu se tak v tu chvíli může dostat prakticky kdokoliv a získané informace může různými způsoby zneužít. A i v případě, že ke zneužití nedojde, např. nechtěné nalezení seznamu výše platů některým ze zaměstnanců vztahům na pracovišti příliš nepřidá.

Důležité dokumenty na každém stole

Především v menších firmách je naprosto běžné, že se v tiskárnách a na stolech vedoucích pracovníků povalují důležité dokumenty. Obvykle jde o životopisy uchazečů, často s poznámkami a posudky manažerů. Ve větších firmách jsou to pak také smlouvy, faktury, informace o zákaznících a podobně. Ke zneužití těchto dokumentů pak stačí jen velmi málo.

Jednoduché a spolehlivé řešení

Vzniká tak otázka: Je možné těmto nepříjemným situacím nějakým způsobem předcházet? Základem úspěchu je především řízení samotného tisku důležitých dokumentů. Jednou z účinných možností je použití řešení Data Loss Prevention (DLP) společnosti Safetica. Tato aplikace dokáže selektivně určit, která data mohou být vytištěna a především na kterou tiskárnu je možné dokument poslat a na kterou nikoliv. V případě, že dojde k chybě ze strany zaměstnance, aplikace tisk zakáže nebo uživatele alespoň upozorní, že jedná v rozporu se zavedenými pravidly. Díky tomu se riziko úniku dat omezí na minimum.

Ke zvýšení bezpečnosti tisku je možné využít také celou řadu dalších řešení, která umožňují tisknout např. až po přihlášení uživatele čipovou kartou přímo u tiskárny a k tisku tak dojde až ve chvíli, kdy si může zaměstnanec dokument okamžitě převzít.

K prevenci před povalováním vytištěných důvěrných dat v prostorách firmy postačí jednoduché „pravidlo prázdného stolu“. Pomoct může také označování citlivých dat viditelnou značkou „důvěrné“ nebo „tajné“. Pro zaměstnance je pak jednodušší určit, které vytištěné dokumenty je potřeba chránit před zneužitím.

Opakování je matkou moudrosti

Na cestě k lepšímu zabezpečení citlivých údajů je nezbytné provedení auditu bezpečnosti tisku, který odhalí zásadní bezpečnostní problémy. Další přirozenou cestou je aplikace bezpečnostních opatření (školení uživatelů, implementace tiskového nebo DLP řešení) a opakované audity. Na základě výsledků je potřeba přijmout potřebná opatření. Díky těmto krokům budou vytištěné dokumenty s citlivými údaji o vaší společnosti vždy dobře chráněny.